Khả năng đáp ứng CRM đáp ứng với những thay đổi mà các doanh nghiệp đang đối mặt có liên quan đến khách hàng, thị trường, công nghệ lưu trữ dữ liệu, chức năng marketing. Những thay đổi về khách hàng:

• Sự đa dạng ngày càng tăng do những khuynh hướng nhân khẩu và hành vi
• Khách hàng eo hẹp về thời gian và không thích sản phẩm quá phức tạp
• Sự gia tăng về mong đợi của khách hàng và sự suy giảm về mức độ hài lòng của kháchhàng
• Khách hàng có nhiều thông tin hơn và trao đổi thông tin lẫn nhau, hiểu biết hơn trong quyết định mua
• Khách hàng so sánh nhiều hơn giữa các nhà cung cấp, các giao dịch
• Khách hàng quan tâm các vấn đề xã hội và môi trường xung quanh
• Khách hàng thích có một quan hệ làm ăn lâu dài nhưng suy giảm về lòng trung thành
• Cách mạng công nghệ đã kéo theo cuộc cách mạng khác mà dẫn đầu bởi chính kháchhàng.

Giá trị khách hàng là giá trị kinh tế của khách hàng đối với doanh nghiệp, thể hiện thôngqua lợi nhuận ròng.

CRM cho phép nhận dạng, thu hút và làm trung thành những khách hàng tốt nhất nhằmđạt doanh số và lợi nhuận cao hơn. CRM tạo dựng những mối quan hệ lâu dài, có ý nghĩa,mang tính cá nhân với các khách hàng, những người sẽ tạo ra thu nhập cho doanh nghiệptrong tương lai. CRM phát triển và hoàn thiện các mối quan hệ với các khách hàng qua việc gia tăng hoạt động kinh doanh với từng khách hàng hiện tại của doanh nghiệp (cross-selling, up-selling). CRM đưa doanh nghiệp đến gần các khách hàng hơn, để hiểu rõ hơn từng người, để chuyển giao giá trị lớn hơn cho từng người và làm cho từng người trở nên có giá trị hơn đốivới doanh nghiệp.

Theo quan điểm xem CRM là một hệ thống, CRM phải làm tốt ba việc là thu thập dữ liệukhách hàng tại mọi điểm tiếp xúc (qua điện thoại, web, e-mail hay các giao dịch cá nhân), lưukho dữ liệu để cung cấp dữ liệu theo cách dễ tiếp cận nhất, công bố thông tin được phép sửdụng dựa trên dữ liệu. Bốn thành tố công nghệ một hệ thống CRM cần có sẽ là kho dữ liệu(chứa dữ liệu về khách hàng, hợp đồng, giao dịch, kênh), công cụ phân tích để nhận diện hànhvi khách hàng, công cụ quản trị chiến dịch để phát triển, đánh giá hiệu quả marketing và giaodiện để duy trì cơ sở dữ liệu.
Định nghĩa CRM dựa trên công nghệ cụ thể, hoàn thiện nhất cho rằng CRM là kỹ thuật tự động, tích hợp các tiến trình kinh doanh theo chiều ngang liên quan đến các điểm tiếp xúctrực tiếp với khách hàng (front office – như bộ phận sales, marketing, dịch vụ khách hàng) quanhiều kênh có mối liên hệ với nhau.

Xem CRM như gói phần mềm, hệ thống hay công nghệ
Hệ thống CRM là gói phần mềm có thể hiệu chỉnh thông số để tích hợp và quản trị mọikhía cạnh tương tác với khách hàng trong tổ chức và cải thiện khả năng của tổ chức trong việcxử lí dịch vụ khách hàng, sales, marketing, những giao dịch trực tuyến và đặt hàng (Green và Ridings, 2002).CRM là một quá trình thu thập thông tin để tăng hiểu biết về việc quản trị quan hệ của tổ chức với khách hàng của mình… Đó là một chiến lược kinh doanh mà công nghệ thông tinđược sử dụng để cung cấp cho doanh nghiệp quan điểm toàn diện, đáng tin cậy, tích hợp với cơ sở khách hàng, qua đó mọi quá trình và những tương tác với khách hàng giúp duy trì và mở rộng quan hệ có lợi cho cả đôi bên. CRM do đó là một kỹ thuật hay một tập hợp các quá trình được thiết kế để thu thập dữ liệu và cung cấp thông tin hỗ trợ tổ chức đánh giá các tùy chọn chiến lược (Zikmund và cộng sự, 2003).