Tuy nhiên, chúng chỉ thực sự thích hợp với những công ty có quy mô nhỏ và số lượng khách hàng chưa nhiều, excel lúc này vẫn là một lựa chọn khá hợp lý. Thế nhưng, nếu bạn vươn tới quy mô khách hàng lớn tầm 100 người trở lên thì có lẽ doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc lại nên dùng excel hay một phần mềm chuyên dụng; khác cho quá trình vận hành. Vậy có nên quản lý thông tin khách hàng bằng excel không? Hãy cùng GEN phân tích chi tiết hơn trong nội dung bài viết sau đây!
1 – Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel có tiện lợi gì?
Khi ở giai đoạn bắt đầu, thì việc sử dụng Excel là một sự lựa chọn hoàn toàn hợp lý cho doanh nghiệp. Bởi sự thật là Excel rất tiện dụng, dễ cài đặt và dễ sử dụng! Từ việc thực hiện các nhiệm vụ tính toán tổng hợp tới việc lưu trữ thông tin dữ liệu của khách hàng.
Excel giống như một bảng ghi chú giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng, dễ dàng bạn chỉ cần tạo ra các bảng tính và sử dụng các hàm để thống kê là có con số tổng quát đơn giản. Trong nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, excel sẽ giúp tạo ra các bảng tính và sử dụng các hàm tính để thống kê và quản lý công việc nhanh hơn.
Một vài ưu điểm của hàm excel có thể giúp ích quản lý thông tin khách hàng như sau:
- Tất cả mọi người ai cũng đều có thể sử dụng hàm Excel
- Phần mềm miễn phí, dễ dàng tích hợp trên máy tính
- Lưu trữ thông tin khách hàng nhanh chóng theo nhiều trường thông tin khác nhau
- Tính toán chính xác, tổng hợp dữ liệu nhau nhờ các hàm có sẵn
- Có thể lưu trữ một lượng thông tin lớn qua các file, tệp khác nhau
- Sử dụng trang tính excel trên drive có thể quản lý file online và offline
Nhưng như đã nói ở trên, Excel chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi bạn ứng dụng tại các mô hình quản lý doanh nghiệp nhỏ, số lượng khách hàng ít và đầu việc chưa nhiều. Còn ở mức độ rộng mở hơn, bạn sẽ thấy được sự bất cập của Excel trong việc quản lý tổng thể.
2 – Lý do khiến Excel không thể quản lý thông tin khách hàng một cách toàn diện
2.1. Quản lý thông tin khách hàng bằng excel độ bảo mật thấp
Excel là một phần mềm miễn phí nên ai cũng có thể sử dụng, chính điều này lại gây nên bất tiện cho việc bảo mật thông tin. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn vẫn kiên cố dùng excel lưu trữ thông tin khách hàng thì khả năng bị đánh cắp, sao chép là cực kỳ cao, điều này sẽ mang tới rủi ro lớn cho doanh nghiệp và chính khách hàng tiềm năng.
2.2. Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban
Sử dụng excel bạn sẽ thấy một điểm bất cập đó chính là đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận rất khó khăn. Mà điều này lại cực kỳ bất tiện với các doanh nghiệp có dịch vụ, sản phẩm cần phải tương tác, check chéo thường xuyên vì liên quan trực tiếp tới khách hàng.
Việc cập nhật số liệu thường xuyên rất quan trọng, trong khi đội kinh doanh sẽ phải thường xuyên ra ngoài khiến các bộ phận khác theo dõi khá khá khó khăn và thiếu tính kịp thời.
2.3. Dữ liệu dễ bị phân tán khiến quản lý khó khăn và không đồng nhất
Nếu dùng excel, mỗi nhân viên sẽ có một file excel riêng. Khi cần báo cáo sẽ gửi thủ công từng file hoặc đẩy lên driver để báo cáo, lúc này người quản lý sẽ phải lục lại từng file của từng nhân viên để rà soát. Khi cần thống kê và tổng hợp sẽ mất rất nhiều thời gian, chưa kể tới việc dữ liệu bị phân tán và không thống nhất ở trong phạm vi phòng ban đó.
Ở cương vị lãnh đạo hoặc quản lý bạn sẽ thấy rất mất thì giờ và khó khăn bao quát chất lượng công việc của từng nhân viên. Việc hoạch định chiến lược bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng cũng bị chậm trễ và không đánh đúng khách hàng mục tiêu.
2.4. Excel hạn chế về tính năng sử dụng
Excel chỉ đơn thuần là một trang tính lưu trữ và tính toán dữ liệu theo công sức được tạo sẵn. Còn các tính năng thông minh hơn như thông báo, nhắc nhở lịch gọi điện, hẹn khách, chăm sóc khách hàng thì không thể đáp ứng được.
Nếu bạn dùng excel để bán hàng, quản lý bán hàng của một phòng sale có quy mô lớn thì chắc chắn sẽ làm bạn thất vọng. Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử chăm sóc khách hàng, tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với excel từ đó làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. Quá trình update thông tin khách hàng, đơn hàng cũng tốn thời gian rất nhiều.
2.5. Excel không phải là công cụ chuyên dụng
Sử dụng một công cụ mang tính chất chung chung không phải là lựa chọn hoàn hảo cho việc quản trị khách hàng, Excel là một ví dụ điển hình. Excel có thể dễ dàng khi sử dụng, dành cho tất cả mọi người. Thế nhưng để đáp ứng về mặt nghiệp vụ chuyên sâu quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng thì không. Bởi nó thiếu tất cả những điều mà chúng tôi đã nhắc ở trên!
2.6. Không thể đưa ra các báo cáo quan trọng
Các thông tin về tình hình kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp nằm rảnh rác mỗi nơi 1 tệp trong excel không thể cho bạn cái nhìn tổng quan, thật khó khăn để theo dõi tiến trình phát triển hay đưa ra những chiến lược upsell kịp thời. Mà với nhân viên, việc báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng đôi khi ngốn nhiều thời gian và gây nên sự mệt mỏi khi làm việc.
3 – Nếu không phải là Excel quản lý thông tin khách hàng, thì giải pháp thay thế là gì?
Ở một quy mô lớn hơn thì việc quản lý thông tin khách hàng và chiến lược kinh doanh sẽ cần đòi hỏi cao hơn. Excel sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và đã đến lúc bạn cần phải nghiêm túc cân nhắc một giải pháp quản trị hiệu quả hơn.
Hãy thay thế Excel bằng CRM!
CRM là gì?
CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng chuyên dụng. Trên phương diện tổng quát, CRM cho phép doanh nghiệp nuôi dưỡng mối quan hệ khăng khít với khách hàng tiềm năng của họ, đồng thời theo dõi, quản lý và thống kê tất cả những đầu mối công việc liên quan tới khách hàng như: thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, hành vi khách hàng…
Đối với phòng kinh doanh, CRM thực sự là một phần mềm vô cùng cần thiết giúp tạo cơ hội chốt sale nhanh hơn, thực hiện các chiến lược tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn bằng việc thực hiện các cuộc gọi ngay tại phần mềm, tự động gửi email chăm sóc, ghi chú thần tốc, báo cáo tổng quát…
Phần mềm CRM mang lại những lợi ích gì?
Tất cả những vấn đề của excel ở trên sẽ được CRM giải quyết nhanh gọn và hiệu quả triệt để, cụ thể:
3.1. Giao diện thiết lập đơn giản và tích hợp đồng nhất trên một nền tảng
Một phần mềm với các tính năng cùng lúc giúp việc bán hàng của bạn thêm phần lợi thế hơn rất nhiều so với đối thủ. genCRM nổi bật với giao điện đơn giản và tất cả tính năng sẽ được đồng nhất trên một nền tảng giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm
- Nâng cao hiệu suất công việc
- Thông tin tổ chức khoa học
- Chăm sóc khách hàng tốt hơn
3.2. Tính năng tự động hóa Automation
Đây là điểm khác biệt lớn nhất khi bạn ứng dụng CRM trong quản lý thông tin khách hàng. Tất cả khách hàng đến từ các nguồn như facebook, zalo, website, landing page khi chat, để lại thông tin hay điền vào biểu mẫu bạn tạo ra thì sẽ được ghi ngay vào danh sách khách hàng tiềm năng trong CRM, bạn chỉ việc check và chăm sóc.
Tính năng tự động automation này còn thể hiện thông qua việc gửi email/sms tự động theo tệp thông tin đã được nhận dạng và theo từng chiến dịch mà bạn lên cho nó.
3.3. Lưu trữ một lượng thông tin data khách hàng không giới hạn
Bạn có thể lưu trữ rất nhiều thông tin khách hàng trên hệ thống năm này qua năm khác, điều này giúp ích cho việc thống kê và kiểm soát một cách dễ dàng ngay khi bạn cần tới dữ liệu mà không bị phân tán mỗi chỗ một file như trong excel.
3.4. Khả năng tùy biến linh hoạt trên hệ thống CRM theo đặc trưng của từng doanh nghiệp
Đây là tính năng nổi bật và thiết thực nhất của CRM. Với phiên bản genCRM doanh nghiệp có thể tự tạo ra quy trình chăm sóc khách hàng cho riêng mình nhờ vào tính năng tùy biến các trường thông tin linh hoạt. Tùy vào nhu cầu sử dụng, đặc trưng ngành nghề mà doanh nghiệp có thể thêm, bớt và tạo ra quy trình riêng biệt rất tiện lợi.
Với CRM, bạn sẽ thấy việc quản lý phòng kinh doanh đơn giản hơn rất nhiều và việc chăm sóc khách hàng cũng trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
3.5. Thống kê các báo cáo nâng cao dựa trên số liệu thật
Báo cáo là một phần quan trọng giúp quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh và đưa ra chiến lược phù hợp. Phần mềm CRM cho phép bạn tạo một loạt các báo cáo theo yêu cầu dựa trên số liệu chính xác.
Và còn rất nhiều tính năng tuyệt vời khác từ việc quản lý khách hàng bằng phần mềm CRM thay thế cho cách quản lý thông tin khách hàng bằng excel thông thường như: mã hóa dữ liệu và số liệu thông tin, bảo mật tuyệt đối, tính năng phân quyền quản lý, tạo ra hệ thống chăm sóc khách hàng khoa học, nền tảng marketing truyền thông …
Kết luận:
Qua những thông tin trên đây, chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp đã nhận ra được những điểm bất cập từ cách quản lý thông tin khách hàng bằng excel. Sử dụng CRM sẽ là một bước tiến xa hơn giúp doanh nghiệp ngày một hoàn thiện và trở nên chuyên nghiệp.
GEN tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp phần mềm chuyên dụng CRM quản trị hệ khách hàng với hơn 13 năm kinh nghiệm. Chúng tôi đã triển khai thành công genCRM cho các đối tác doanh nghiệp vừa và lớn như: Traphaco, Mường Thanh, Thiên Long, Konica Minolta…
Nếu bạn cũng đang trong quá trình tìm kiếm phần mềm quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp đừng ngần ngại liên hệ với GEN để trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhé.
