Bạn giống trường hợp 1 hay trường hợp 2? Nếu vẫn thuộc nhóm 1, có thể là chưa muộn, nếu như bạn thực sự muốn tìm hiểu phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh này!
Quản lý một trung tâm tiếng anh với những khó khăn mà hầu hết đều gặp phải
Nhu cầu học tiếng anh ngày càng cần thiết bởi nền kinh tế ngày càng chuyển dịch theo xu hướng toàn cầu hóa, vì vậy nếu bạn có ý định đầu tư vào lĩnh vực này chắc chắn sẽ là một cơ hội có tiềm năng rất lớn.
Tuy nhu cầu học ngoại ngữ nói chung và học tiếng anh nói riêng rất lớn nhưng thị trường này cũng ẩn chứa rất nhiều cạnh tranh. Và tương lai thị trường này chắc chắn sẽ là thị trường của những ông lớn mà chỉ có doanh nghiệp nào biết đón đầu xu thế, biết tổ chức quản lý vận hành doanh nghiệp quy củ chuyên nghiệp mới thực sự thành công.
Khó khăn gì bạn sẽ gặp phải?
– “Tỷ lệ chọi” giữa các trung tâm ngày một nhiều
Do sức hút và sự cần thiết của Tiếng Anh mà ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh hơn. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn sẽ phải trở nên nổi bật và khác biệt để đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho học viên của mình. Ngoài ra, việc tối ưu cách quản lý, hệ thống hóa lại khâu quản trị nội bộ cũng rất quan trọng.
– Số lượng học sinh và giáo viên ngày một lớn
Bạn sẽ cảm thấy việc quản lý thông tin, dữ liệu thêm phần khó khăn và phức tạp. Đặc biệt, trong thời buổi cạnh tranh như bây giờ, bạn cần chú trọng vào khâu chăm sóc khách hàng tức là học viên của mình. Vì vậy, nhu cầu quản lý thông tin và học tập của học viên cần được đặt lên hàng đầu.
– Quản lý nhân viên các bộ phận trong trung tâm, chuỗi trung tâm
Sự tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp càng trơn chu và đúng quy trình càng nâng cao được hiệu quả công việc. Nhưng đây cũng là việc làm tương đối khó khăn khi các doanh nghiệp chưa có một quy trình chuẩn, một hệ thống chuẩn chung và xuyên suốt trong khi người quản lý thì có rất nhiều đầu việc phải làm.
Nhưng đây cũng là việc làm tương đối khó khăn khi các doanh nghiệp chưa có một quy trình chuẩn, một hệ thống chuẩn chung và xuyên suốt trong khi người quản lý thì có rất nhiều đầu việc phải làm.
– Quản lý dữ liệu chung của trung tâm
Các chủ doanh nghiệp giáo dục hầu hết đều nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc lưu trữ thông tin học viên, kết quả học tập trong quá trình học, bằng cấp chứng chỉ…Nhưng để quản lý và khai thác thông tin một cách hiệu quả thì với cách làm thủ công của một số doanh nghiệp thì điều đó có vẻ vô cùng khó khăn.
– Chiến dịch Marketing nâng cao thương hiệu trung tâm, thu hút học viên
Những chiến dịch marketing muốn hiệu quả cần phải target vào đúng tệp khách hàng mục tiêu. Cơ sở để có những chiến dịch hiệu quả tích kiệm chi phí đó cần phải dựa vào nhiều yếu tố và một trong những yếu tố quan trọng đó là lắng nghe những đề xuất góp ý từ chính các học viên bên cạnh việc lấy những dữ liệu tổng hợp phân tích trong suốt quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ để biết được nhu cầu thực sự của từng tệp khách hàng mà chúng ta định hướng tới trong chiến dịch.
Nhưng hầu hết các trung tâm ở thời điểm hiện tại đều thiếu cơ sở dữ liệu hoặc dữ liệu lưu trữ không tập chung dẫn tới khó có thể có những báo cáo số liệu và phân tích chuẩn chỉ để có thể target đúng vào tệp khách hàng mình cần hướng tới.
Giải pháp cho bạn là gì?
Từ những phân tích về khó khăn trên chúng ta hiểu rằng để doanh nghiệp phát triển bền vững và tạo được những lợi thế cạnh tranh nhất định trên thị trường, chắc chắn cần phải tìm ra được một giải pháp toàn diện cho chính doanh nghiệp của mình.
Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh eduCRM chắc chắn là sự lựa chọn tối ưu dành cho bạn! Với việc ứng dụng phần mềm eduCRM bạn sẽ giải quyết được tất cả vấn đề trên, đồng thời giúp bộ máy quản lý vận hành khoa học và hiệu quả hơn.
Tại sao bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh eduCRM?
Những lợi ích khi bạn ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh, bạn sẽ cảm thấy việc vận hành trở nên đơn giản hơn bao giờ hết áp dụng cho trung tâm có quy mô lớn hoặc chuỗi trung tâm:
1 – Dễ dàng quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp
- Học viên đăng ký qua website, landing page dữ liệu sẽ được đưa ngay vào CRM
- Thống kê học viên từ các nguồn, chiến dịch tiếp thị, học viên đăng ký trực tiếp tại văn phòng
- Data học viên được đẩy lên quản lý tại CRM với lịch biểu được phân loại rõ ràng, thông báo theo lịch đã được take note
- Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi
- Cập nhật kết quả xét tuyển đầu vào theo các đợt
- Đăng ký thông tin nhập học cho từng học viên theo từng trình độ, khóa học và nhu cầu
- Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên tương ứng với giáo trình và giảng viên.
2 – eduCRM giúp quản lý học viên sát sao và kịp thời
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ của học viên trên hệ thống đầy đủ, chi tiết giúp việc tra cứu, tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng.
- Dễ dàng theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên đang theo khóa học hay học viên bảo lưu chi tiết và không lo thất lạc thông tin.
- Tự động nhắc nhở học viên về lịch học, học viên hay nghỉ và vắng mặt nhiều
- Quản lý, theo dõi kết quả học tập, khen thưởng, kỷ luật … từng học viên trong toàn bộ khóa học
- Người quản lý có thể kiểm soát và theo dõi chi tiết các thay đổi liên quan tới học viên và lớp học như: dồn lớp, phân lớp, chia lại lớp theo từng trình độ của học viên …
3 – Quản lý giảng viên, giáo viên theo từng lớp
Một trung tâm tiếng anh chắc chắn sẽ có rất nhiều giảng viên tham gia giảng dạy. Về profile giảng viên, xếp lớp học, yêu cầu chất lượng giờ giảng hay chọn giảng viên theo nhu cầu học viên sẽ thêm phần dễ dàng khi ứng dụng eduCRM cho cả trung tâm quản lý lẫn người được nhận task.
Nhiệm vụ của CRM là:
- Quản lý thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên – giảng viên
- Tuyển giáo viên mới nếu cần thêm nhân sự
- Theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên
- Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên
- Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm
4 – Quản lý kế hoạch giảng dạy, đào tạo tại trung tâm
- Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
- Sắp xếp giáo viên giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
- Phân chia học sinh theo đúng trình độ và mong muốn của học viên
- Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học
5 – eduCRM quản lý lớp học hiệu quả và khoa học
Một trung tâm tiếng anh sẽ có rất nhiều lớp học và mỗi lớp học lại có rất nhiều học viên đi kèm bài giảng. Làm thế nào để quản lý lớp học hiệu quả và khoa học? Ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh sẽ giúp bạn:
- Phân chia lớp học
- Phân loại theo từng cấp độ học
- Quản lý lịch học, thời khóa biểu
- Quản lý thông báo đến toàn lớp
- Quản lý kết quả học tập của lớp
- Chuyển lớp học theo nhu cầu học viên
- Nhắc nhở khi lớp có học viên mới
- Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại
6 – Quản lý kết quả học tập của từng học viên
- CRM quản lý điểm, kết quả học tập của học viên
- Tự động tính điểm trung bình của học viên
- Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoàn thành xong chương trình để chuyển tiếp lên các lớp học có trình độ cao hơn
- Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống
7 – Quản lý thu chi hỗ trợ tối đa cho phòng kế toán
- Thông báo và quản lý thu học phí của học viên
- Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
- Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên
- Theo dõi được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm
- Quản lý tổng quát được tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.
Tất cả những lợi ích thu được từ eduCRM giúp việc điều hành trung tâm tiếng anh đi vào một quy trình nhất định, dễ dàng quản lý và kiểm soát cho ban lãnh đạo. Đồng thời học viên và giảng viên cũng thấy được sự chuyên nghiệp từ chính dịch vụ mà trung tâm mang lại cho họ. Từ đó nâng cao thương hiệu và làm hài lòng khách hàng mục tiêu.
Nếu bạn muốn thay đổi, phát triển doanh nghiệp ngày một lớn mạnh thì việc ứng dụng công nghệ trong thời đại chuyển đổi số là vô cùng quan trọng! GEN tự hào mang đến cho khách hàng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh phù hợp nhất, giúp trung tâm ngoại ngữ chăm sóc, hỗ trợ và quản lý một cách tốt nhất.
Để được tư vấn cụ thể về phần mềm eduCRM quý vị vui lòng liên hệ qua hotline 0866 545 333 để được GEN hỗ trợ kịp thời!
