Nhiều trung tâm đào tạo các khóa học đang cần tìm phần mềm quản lý tư vấn khóa học? Vậy quản lý tư vấn khóa học là gì? Quy trình quản lý thủ công hiện nay đang gặp phải khó khăn gì? Tại sao trung tâm cần dùng phần mềm chuyên dụng để quản lý. Cùng xem ngay chi tiết dưới đây!
1/ Quản lý tư vấn khóa học là gì, gặp khó khăn gì khi quản lý thủ công?
Quản lý tư vấn khóa học là việc tổ chức, sắp xếp, theo dõi toàn bộ quy trình khi tiếp nhận, lưu trữ thông tin học viên và các công việc khác như: Tư vấn khóa học, lịch học, nhận đơn đăng ký, lên kế hoạch, tổ chức lịch học, phân bổ lớp học, giảng viên, theo dõi tình trạng học viên, tiến độ học tập, thanh toán, xử lý hóa đơn, báo cáo…
Việc quản lý tư vấn khóa học thủ công trên hồ sơ, sổ sách, excel mà không sử dụng phần mềm quản lý tư vấn khóa học, khiến khá nhiều trung tâm đang gặp khó khăn:
- Quản lý thông tin không đồng nhất, mất nhiều thời gian khi tìm kiếm, cập nhật và dễ sai sót, bị mất dữ liệu.
- Xử lý các đầu việc như đăng ký, theo dõi tiến độ, xử lý thanh toán mất nhiều thời gian, áp lực cho nhân viên.
- Khó khăn khi theo dõi và quản lý lịch học dễ bị trùng lặp, điều chỉnh thay đổi lâu.
- Xử lý thông tin chậm trễ do thiếu kết nối giữa các bộ phận tư vấn, kế toán, giảng viên.
- Bất cập khi phân tích dữ liệu, làm báo cáo dễ sai sót, mất thời gian, khó có kế hoạch tối ưu hơn.
- Quản lý dữ liệu, bảo mật kém dễ mất mát, khó khôi phục dữ liệu.
- Phản hồi học viên chậm, khó cá nhân hóa dịch vụ, khó nâng cao trải nghiệm, chất lượng cho trung tâm.
Nếu cứ tiếp tục quản lý tư vấn khóa học bằng cách thủ công dẫn dến quy trình làm việc tại trung tâm và trải nghiệm học viên kém hiệu quả. Hãy sơm tìm đến các công cụ phần mềm quản lý tư vấn khóa học hiệu quả hơn.
2/ Tại sao trung tâm cần dùng phần mềm quản lý tư vấn khóa học?
Trung tâm cần sử dụng càng sớm càng tốt công cụ quản lý chuyên nghiệp để đạt được quy trình làm việc hiệu quả, tối ưu từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao trải nghiệm học viên.
- Tối ưu được quy trình làm việc chuẩn tại các trung tâm tư vấn khóa học:
- Tiếp nhận yêu cầu và thông tin học viên trên cùng 1 hệ thống. Lưu trữ, tìm kiếm, cập nhật dễ dàng.
- Tư vấn và cung cấp thông tin khóa học, báo giá nhanh chóng dễ dàng.
- Xử lý đăng ký, kiểm tra xác nhận ngay trên hệ thống.
- Sắp xếp quản lý lịch học, lớp học, thông báo dễ dàng nhanh chóng đến hàng loạt học viên.
- Theo dõi tình trạng lớp học, tiến độ học viên ngay trên phần mềm.
- Thực hiện thanh toán, báo cáo thời gian thực tức thì.
- Tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sai sót: Phần mềm quản lý tư vấn khóa học tự động hóa các quy trình chính xác và kịp thời, giảm thiểu lỗi do nhập tay.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thao tác thực hiện nhanh chóng, đồng nhất trên phần mềm.
- Cải thiện khả năng theo dõi và báo cáo: Tổng quan, chi tiết giúp theo dõi tình trạng học viên, hiệu quả khóa học, và các chỉ số quan trọng khác một cách dễ dàng.
- Tăng cường sự tổ chức và phối hợp giữa các bộ phận khác nhau như tư vấn, kế toán, và giảng viên, giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả hơn.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, nhanh chóng và chính xác, từ việc tư vấn, đăng ký đến theo dõi tình trạng học viên, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Bảo mật thông tin học viên và bảo trì dữ liệu an toàn.
Đây là lý do hầu hết các trung tâm tư vấn khóa học hiện nay đều hướng đến sử dụng phần mềm quản lý để đạt hiệu quả tốt nhất.
3/ Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tư vấn khóa học?
- Quản lý thông tin học viên đăng kí học (khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp), theo dõi lịch sử học tập của học viên
- Quản lý giảng viên, theo dõi lịch giảng dạy, tính lương cho giảng viên
- Quản lý chương trình học, khóa học, lớp học, cơ sở giảng dạy, lịch học, cho phép đánh giá, chấm điểm học viên, điểm danh
- Quản lý công việc: Lập kế hoạch làm việc, phân chia, giao việc, đánh giá hiệu quả công việc, theo dõi lịch sử chăm sóc học viên.
- Ghi nhận phản hồi của khách hàng.
- Tích hợp đa kênh như: Website và Email marketing, Zalo ZNS, Fanpage
- Quản lý chiến dịch marketing
- Tự động gửi Email, SMS thông báo tới cho học viên
- Báo cáo, thống kê chi tiết doanh thu
Đây là các chức năng chính của phần mềm quản lý khóa học eduCRM mà GEN cung cấp hiện nay.
4/ Tại sao nên chọn eduCRM để quản lý tư vấn khóa học hiệu quả?
eduCRM là công cụ hỗ trợ quản lý hoạt động, quy trình đào tạo học viên cũng như quản lý nội bộ giảng viên trong trung tâm. Đồng thời phần mềm này còn là giải pháp hữu ích trong việc tạo phễu lọc học viên tiềm năng. Từ đó giúp nâng cao kết quả đào tạo, gia tăng doanh số và mở rộng thương hiệu trung tâm tới tất cả mọi vùng miền.
Phần mềm eduCRM còn là hệ thống tương tác đa kênh với học viên qua SMS, email, tổng đài,… tạo sự thuận tiện đồng thời rút ngắn thời gian khi cần trao đổi thông tin hay gửi thông báo tới học viên.
- Phần mềm được thiết kế riêng dành cho lĩnh vực giáo dục
- Được phát triển vận hành trực tiếp tại GEN từ nền móng ban đầu
- Chi phí hợp lý, tham khảo bảng giá tại đây
- Luôn được đồng hành, hỗ trợ, giải quyết tức thì đảm bảo sử dụng phần mềm đạt hiệu quả tốt nhất
- Triển khai, áp dụng ngay
- Tính linh hoạt, tùy biến, đáp ứng theo yêu cầu riêng
Như vậy, sử dụng phần mềm quản lý tư vấn khóa học eduCRM giúp các trung tâm đào tạo quản lý toàn diện quy trình tuyển sinh, tư vấn, đào tạo nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hãy đăng ký dùng thử ngay hôm nay theo thông tin liên hệ dưới chân website. Hoặc truy cập vào: Yêu cầu demo ngay tại trang chủ: gen.vn
Xem các video giới thiệu về phần mềm genCRM tại đây.
Nguồn: Gen.vn (Đơn vị sao chép nội dung nhớ ghi rõ nguồn)
