Tại sao nhiều xưởng in hiện nay cần tìm phần mềm quản lý xưởng in? Giống với nhiều ngành nghề kinh doanh khác, xưởng in là cơ sở sản xuất chuyên về các dịch vụ in ấn, sách báo, tài liệu, quảng cáo, bao bì, nhãn mác, và các sản phẩm in khác.
Khi số lượng đơn hàng in càng lớn, phục vụ nhiều ngành nghề, nhiều đối tượng từ cá nhân đến doanh nghiệp nên rất cần các công cụ quản lý chuyên nghiệp để tối ưu quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian, tăng hiệu suất, quản lý khách hàng, tài chính, quản lý kho hiệu quả đảm bảo kinh doanh tốt nhất.
I/ Khó khăn xưởng in gặp phải khi quản lý theo phương pháp truyền thống
Khi không sử dụng phần mềm quản lý xưởng in, toàn bộ quá trình vận hành xưởng in sẽ làm theo phương pháp truyền thống ghi chép trên sổ sách, bảng biểu hoặc excel, dẫn đến một số khó khăn bất cập như sau:
1/ Khó khăn quản lý đơn hàng số lượng lớn, phức tạp như:
- Dễ nhầm lẫn số lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành
- Khả năng mất mát dữ liệu cao
- Tìm kiếm lâu
2/ Quy trình vận hành sản xuất chưa tối ưu mất nhiều thời gian, hiệu suất kém:
Quy trình làm việc của xưởng in gồm các bước: Nhận đơn hàng => Báo giá => Thiết kế, chuẩn bị => In ấn => Kiểm tra, hoàn thiện => Giao hàng. Có quá nhiều bước trong quy trình nếu quản lý thủ công, ghi chép sổ sách sẽ:
- Mất nhiều thời gian
- Không tránh được sai sót
- Khó giám sát theo dõi tiến độ công việc
- Để khách hàng chờ đợi lâu, phản hồi chậm chễ
- Phối hợp công việc giữa các bộ phận kém hiệu quả
3/ Bất cập khi quản lý kho, nhân sự, tài chính:
- Khi không sử dụng phần mềm quản lý xưởng in, việc quản lý kho trang thiết bị, hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu của xưởng in dẫn đến thiếu thừa, không đảm bảo số lượng, tồn kho ảnh hưởng đến chất lượng.
- Khó khăn khi phân công công việc, khó đánh giá kết quả, hiệu suất làm việc.
- Tài chính quản lý thu chi, ngân sách, công nợ cần nhiều người làm, tốn nhiều chi phí, thời gian.
Ngoài ra, nhân viên muốn làm báo cáo hoặc ông chủ xưởng in muốn xem báo cáo chi tiết đều phải đợi chờ, mất nhiều thời gian, không có báo cáo theo thời gian thực như khi sử dụng phần mềm.
II/ Giải pháp hiệu quả là sử dụng phần mềm quản lý xưởng in
Những khó khăn tồn đọng của xưởng in ở phần trên chính là lý do tại sao nhiều xưởng in đi tìm công cụ quản lý chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý xưởng in đáp ứng toàn bộ các chức năng cần thiết trong việc quản lý, đem dến giải pháp hiệu quả nhất.
1/ Tối ưu hóa quy trình quản lý
- Thêm mới đơn hàng, tìm kiếm, cập nhật, chỉnh sửa, thay đổi trạng thái nhanh chóng trên cùng 1 hệ thống.
- Quản lý đơn hàng, theo dõi tiến độ, và điều phối công việc một cách hiệu quả.
- Giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình sản xuất.
2/ Quản lý kho vật tư
- Dễ dàng nhập kho ngay trên phần mềm quản lý xưởng in khi đặt mua hàng từ đối tác.
- Yêu cầu xuất kho khi thực hiện các đơn hàng, hệ thống tự động cập nhật số lượng trong kho.
- Theo dõi số lượng vật tư tồn kho, dự báo nhu cầu, và đặt hàng kịp thời đảm bảo không bị thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất.
- Quản lý kho chính xác, tính toán số lượng tự động, an toàn, không lo mất mát dữ liệu.
3/ Quản lý nhân sự
- Dễ dàng phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Quản lý lịch làm việc và chấm công hiệu quả.
- Đánh giá hiệu suất làm việc, khen thưởng.
4/ Quản lý tài chính
- Theo dõi doanh thu, chi phí, và lợi nhuận chính xác.
- Quản lý hóa đơn và công nợ.
5/ Quản lý khách hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả
- Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, dễ dàng tìm kiếm, truy cập.
- Theo dõi lịch sử đơn hàng và phản hồi của khách hàng.
- Tăng cường khả năng đáp ứng yêu cầu và xử lý khiếu nại.
6/ Phân tích và báo cáo thời gian thực, tức thì
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả sản xuất, tình hình tài chính, và hiệu suất làm việc.
- Hỗ trợ quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác.
Việc sử dụng phần mềm quản lý xưởng in giúp tăng cường hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong ngành in ấn.
III/ Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý xưởng in của GEN?
Phần mềm quản lý xưởng in của GEN vì tích hợp nhiều tính năng đặc biệt giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất ở xưởng in và quản lý toàn diện. Dưới đây là một số lý do tại sao genCRM được coi là phần mềm quản lý xưởng in tốt nhất hiện nay:
1/ Tính Năng Toàn Diện
- genCRM cung cấp một loạt các tính năng quản lý toàn diện từ sản xuất, nguyên vật liệu, nhân viên, đơn hàng, tài chính, đến báo cáo và phân tích. Điều này giúp các xưởng in có thể kiểm soát và tối ưu hóa mọi khía cạnh hoạt động của xưởng in một cách hiệu quả nhất.
2/ Tính Linh Hoạt và Tùy Biến Cao
- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Phần mềm quản lý xưởng in genCRM cho phép tùy chỉnh các tính năng và quy trình quản lý theo nhu cầu cụ thể của từng xưởng in.
- Khả năng mở rộng: Dễ dàng mở rộng và nâng cấp hệ thống khi xưởng in phát triển thêm các chi nhánh và có thêm nhu cầu quản lý riêng.
3/ Giao diện thân thiện, dễ dùng tiện lợi trên cả điện thoại
4/ Hỗ Trợ Khách Hàng và Bảo Trì
- Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề kịp thời.
- Cập nhật và bảo trì định kỳ: Đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và cập nhật các tính năng mới nhất.
5/ Độ Tin Cậy và Bảo Mật Cao
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn và bảo mật cho toàn bộ dữ liệu của xưởng in.
- Độ tin cậy cao: Phần mềm hoạt động ổn định, ít gặp sự cố kỹ thuật, giúp duy trì hoạt động sản xuất liên tục.
Như vậy, sử dụng phần mềm quản lý xưởng in của GEN giúp các xưởng in quản lý toàn diện các quy trình sản xuất và kinh doanh, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hãy đăng ký dùng thử ngay hôm nay theo thông tin liên hệ dưới chân website. Hoặc truy cập vào: Yêu cầu demo ngay tại trang chủ: gen.vn
Xem các video giới thiệu về phần mềm genCRM tại đây.
Nguồn: Gen.vn (Đơn vị sao chép nội dung nhớ ghi rõ nguồn)
