Bài viết

Quản lý học viên bằng Excel liệu có còn thực sự hiệu quả?

Quản-lý-học-viên-bằng-Excel-liệu-có-còn-thực-sự-hiệu-quả
Không khó để nhận ra rằng Excel là phần mềm quản lý học viên phổ biến nhất. Tuy nhiên với sự phát triển công nghệ như hiện nay thì Excel có phải lựa chọn tối ưu nhất? Hãy cùng genCRM tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Nội dung

Đánh giá Excel trong việc quản lý học viên

Ưu điểm

Excel là một chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của ông lớn công nghệ Microsoft. Ứng dụng này nhằm hỗ trợ người dùng thiết kế, trình bày thông tin dưới dạng bảng biểu trực quan, tính toán và xây dựng các số liệu thống kê. Vì thế, đây gần như là phần mềm ‘quốc dân’ khi sử dụng để quản lý thông tin dữ liệu trong các tổ chức. Một số ưu điểm dễ nhận thấy khi dùng phần mềm quản lý học viên bằng Excel là:

  • Giao diện quen thuộc
  • Thao tác đơn giản, dễ sử dụng
  • Có thể tải và sử dụng miễn phí
  • Chủ động thêm bớt được dữ liệu, tạo mới hay xoá bỏ dữ liệu theo yêu cầu
  • Khá phù hợp với các lớp học, trường học quy mô vừa và nhỏ

Nhược điểm

Theo thời gian, lượng dữ liệu (database) của một tổ chức sẽ tăng lên. Đặc biệt tại các trường học, như các trường đại học có tới hàng chục nghìn sinh viên. Ngoài việc quản lý số lượng hay tình trạng học viên còn có rất nhiều vấn đề khác. Excel lúc này sẽ bộc lộ nhiều hạn chế. Nguyên do bởi không được tích hợp những công cụ quản lý cần thiết cho quản lý của nhà trường, tổ chức.

1. Dữ liệu phải nhập thủ công

Nhập dữ liệu thủ công bằng excel

Tất cả những dữ liệu mà bạn muốn quản lý trên excel như thông tin học viên đều phải được nhập thủ công. Nếu số lượng thông tin quá nhiều chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sai sót. Hơn nữa là sẽ tốn nhân lực, thời gian mà hiệu quả chưa chắc đã cao.

2. Không kết nối và tương tác

Excel là một ứng dụng offline. Người dùng sẽ không thể chia sẻ công việc của mình đang làm với người khác. Nếu muốn thay đổi bất cứ dữ liệu nào, bạn sẽ phải tạo một bản sao lưu mới và lại gửi lại cho mọi người. Như vậy khá bất tiện, tốn thời gian và gây khó khăn cho việc quản lý của trường.

3. Tính bảo mật không cao

Nhìn chúng phần mềm quản lý học sinh bằng Excel không hề được mã hoá hay “khoá”. Chúng đơn giản chỉ là các file được lưu trữ trên máy và có thể dễ dàng sao chép, ghi lại và chia sẻ ra ngoài.

4. Các tính năng về tổ chức lớp học

Đương nhiên Excel hoàn toàn không thể lưu trữ giáo án điện tử, chia sẻ những hình ảnh video bài học. Hay tạo các lớp học trực tuyến, các sự kiện chia sẻ…

5. Các tính năng hỗ trợ nhà quản lý

Thống kê, báo cáo các học viên tiềm năng, kiểm soát được chất lượng giảng dạy của nhân viên…Tất cả điều này Excel đều chưa có.

Hiện nay, Google đã cho ra mắt Google Bảng tính (Google Sheets), vì vậy việc quản lý dữ liệu học sinh cũng được thao tác online và kiểm soát được mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên việc này cũng chỉ đáp ứng được tính kết nối. Còn việc theo dõi quá trình, quy trình chuyển đổi của học viên, giáo viên vẫn chưa được giải quyết.

Thay thế Excel bằng phần mềm quản lý học viên như thế nào?

Giới thiệu phần mềm quản lý khách hàng CRM

CRM – giải pháp hữu hiệu cho các nhà quản trị

Câu trả lời hoàn hảo nếu bạn muốn thay thế excel chính là sử dụng CRM. CRM là viết tắt của Customer Relationship Management. Hệ thống CRM giúp các tổ chức quản lý được mọi thông tin xoay quanh khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và các giao dịch tương tác với doanh nghiệp. Thông qua đây, ta có thể đánh giá được từng tệp khách hàng khác nhau. Đưa ra chiến lược “take care” các mối quan hệ tiềm năng đó.

CRM không chỉ hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý mà còn là ‘cánh tay đắc lực’ cho đội ngũ Marketing. Ví dụ như các tính năng tự động gửi email Marketing, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng…

Lợi ích khi dùng CRM thay thế phần mềm quản lý học sinh bằng Excel

CRM được nhiều các trung tâm giáo dục sử dụng. Các trung tâm ngoại ngữ, quản lý các trung tâm đào tạo, quản lý các đơn vị cung cấp khóa học online, các trường học, trường đào tạo, dạy nghề… Tất cả đều là đối tượng người dùng phù hợp. Bởi CRM là một hệ thống đa tính năng gói gọn trong một sản phẩm duy nhất (ALL IN ONE).

Những lợi ích khi quản lý học sinh bằng CRM:

  • Lưu trữ thông tin đồng bộ, danh sách chương trình học. Thông tin học giáo viên/học viên đều được tập trung trên một công cụ duy nhất, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn, đảm bảo không bị mất dữ liệu.
  • Tạo ra quy trình làm việc “mượt mà”, các cán bộ/giáo viên đều nắm rõ được nhiệm vụ của mình, tránh những nhầm lẫn trong quá trình triển khai.
  • Theo sát được tiến độ làm việc của giáo viên cũng như trình độ của học sinh/sinh viên.  Từ đó có cải thiện phù hợp để nâng cao chất lượng giáo dục.
  • Hướng đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian lẫn nguồn nhân lực khi vận hành.
  • Mọi dữ liệu đều được bảo mật cao.

Nơi cung cấp CRM thay thế phần mềm quản lý học viên bằng Excel?

Có thể nhiều người vẫn còn chưa thực sự tin tưởng thay thế phần mềm quản lý học sinh bằng Excel. Vì thế hãy để genCRM tư vấn cho bạn.  Với hơn 12 năm phát triển chuyên sâu về CRM, genCRM tự hào là giải pháp CRM số 1 Việt Nam dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Đặc biệt, với sản phẩm CRM chuyên biệt dành cho các cơ sở đào tạo – eduCRM – GEN tin rằng CRM sẽ là đòn bẩy giúp các tổ chức giáo dục sẵn sàng mở rộng quy mô và gia tăng hiệu quả trong sứ mệnh ‘trồng người’.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

Đăng ký nhận email

Cập nhật kiến thức và thông tin bổ ích từ genCRM

Xem thêm

Bạn muốn tăng trưởng đột phá trong kinh doanh?

Hãy nói chuyện với GEN và cùng tìm giải pháp!

GEN sẵn sàng lắng nghe nhu cầu của bạn!

Hãy cho GEN biết vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải, GEN sẽ cùng bạn tìm giải pháp.