Quy trình tiếp nhận và sửa chữa xe ô tô tối ưu tại các gara hiện đại
Ngành dịch vụ sửa chữa ô tô tại Việt Nam đã hình thành và phát triển từ rất lâu, do vậy, các gara đã xây dựng quy trình tiếp nhận và sửa chữa xe ô tô của riêng mình tương đối hoàn chỉnh. Tuy vậy, với sự phát triển của công nghệ ngày nay cũng như sự thay đổi trong hành vi của khách hàng ngành ô tô, các quy trình cũ hoàn toàn có thể được điều chỉnh để tối ưu hơn trong mô hình hoạt động của các gara ô tô hiện đại. Hãy cùng chúng tôi đánh giá quy trình tiếp nhận và sửa chữa xe ô tô tối ưu tại các gara hiện đại ngày nay nhé.
Cho dù bạn dùng phần mềm quản lý gara hoặc bất cứ công cụ gì để ghi nhận phiếu tiếp nhận dịch vụ thì quy trình của bạn trông sẽ giống như sơ đồ bên dưới:
Phần dưới đây sẽ đi sâu vào cách thức để xử lý phiếu tiếp nhận (lập báo giá) theo các giai đoạn phát triển của gara.
1. Ngày xửa ngày xưa
Với quy trình cũ, thông thường khi có khách đến sử dụng dịch vụ, cố vấn dịch vụ sẽ tiếp đón, lắng nghe nhu cầu của khách, kiểm tra xe và lên báo giá. Trong quá trình làm việc này, cố vấn dịch vụ sẽ sử dụng một biểu mẫu in sẵn trên tờ giấy A4 và ghi các hạng mục sửa chữa. Khi cần điều chỉnh, cố vấn sẽ phải làm lại báo giá mới nếu không muốn chỉnh sửa lại báo giá cũ.
Trong trường hợp khách cần nhiều báo giá (như báo giá có VAT, báo giá không VAT, báo giá sửa chữa, báo giá cơ quan,…) thì có vấn sẽ phải làm từng báo giá riêng biệt. Một số gara có dùng excel với các biểu mẫu được thiết lập trước thì cố vấn có thể nhập dữ liệu gốc (raw data) rồi chuyển từng sheet excel tương ứng với mỗi biểu mẫu cần in.
Các cách làm trên dù khá đơn giản và cũng không tốn quá nhiều công sức, tuy vậy có rất nhiều nhược điểm như:
- Khó đối soát giữa kế toán và thu ngân
- Mã hàng hóa là ghi tùy ý nên không thể phân tích doanh thu theo từng nhóm hàng (trường hợp đưa đủ bộ mã lên file excel thì file excel sẽ rất nặng và chậm)
- Nếu có nhiều cố vấn thì sẽ rất khó để đồng bộ dữ liệu
- Không thể bảo mật dữ liệu
- Và tất nhiên, cách làm này thì chỉ để phục vụ cho việc tiếp nhận sửa chữa, các bộ phận khác như chăm sóc khách hàng, kế toán hay ban giám đốc hầu như không khai thác được nguồn dữ liệu này.
Như sơ đồ bên dưới, bạn có thể thấy cố vấn phải rất nhiều lần lập các biên bản liên quan.
2. Ngày nay
Ngày nay, đã khá nhiều gara ô tô sử dụng phần mềm quản lý gara cho khâu tiếp nhận sửa chữa. Nhờ vậy, quy trình thực hiện đã đơn giản hơn, dữ liệu được số hóa và các phòng ban khác có thể cùng khai thác. Tuy vậy, quy trình này vẫn có thể xảy ra sai sót như cố vấn không ghi nhận đầy đủ phiếu tiếp nhận lên phần mềm do bị sót hoặc cố tình, khi đó, chủ gara có thể bị mất doanh thu.
Quy trình cơ bản được thực hiện qua các bước: cố vấn tiếp nhận xe và thống nhất hạng mục sửa chữa với khách hàng => cố vấn nhập thông tin báo giá phần mềm và in báo giá để khách hàng xác nhận. Khi cần điều chỉnh báo giá hoặc cần in các loại báo giá khác nhau hoặc in lệnh sửa chữa, phiếu xuất phụ tùng vật tư, cố vấn chỉ cần tiến hành chọn mẫu in trên phần mềm để in mà không cần nhập liệu gì thêm.
3. Tương lai
Với xu hướng loại bỏ giấy tờ trong văn phòng cũng như sử dụng các thiết bị thông minh nhiều hơn, trong tương lai không xa, có lẽ các gara ô tô sẽ không cần phải in báo giá hoặc các loại giấy tờ khác mà vẫn đảm bảo luồng công việc được xuyên suốt cũng như đảm bảo pháp lý nếu có vướng mắc xảy ra.
Tại GEN, chúng tôi đang thực hiện các nâng cấp đối với phần mềm quản lý gara ô tô carCRM để bổ sung các tính năng cao cấp như nhập liệu bằng giọng nói, ký số trực tiếp lên thiết bị thông minh để đơn giản hơn nữa quy trình cũng như không phải in ấn giấy tờ.
Chúng tôi cũng đang nghiên cứu giải pháp nhận diện và đọc biển số xe ô tô ngay từ ngoài cổng để cố vấn không cần nhập lại biển số, điều này cũng giúp ban giám đốc kiểm soát chặt chẽ xe ra/vào và kiểm soát tốt hơn các trường hợp quên, sót của nhân viên khi nhập liệu lên phần mềm.
